Aquest suggeriments no garanteixen reunions agradables però asseguren trobades més breus i relacions correctes entre els participants. Requisits per arribar a decisions encertades.
diumenge, 14 octubre 2007 18:00
Morir-se de reunions
Escrit per Pau Lóriga
Les reunions són indispensables per a qui les organitza. Per als participants, una llauna. Consells dels experts per tal que les reunions no siguin mortals, tant a les empreses com en altres àmbits.
Digues-me quantes reunions tens i et diré qui ets. Aquest és el nou paràmetre de l’escala social.Poques reunions a l’agenda?, poca importància. Qui realment sembla que compti en la nostra societat post-moderna, hipertecnològica, amb accessoris de tota mena, és qui va de reunió en reunió. I el més probable (encara que, de moment, no està massa estès) és que la reunió en qüestió compti amb els efectes especials d’una connexió amb vídeo-conferència. Els amants de la llengua anglesa utilitzen una gran varietat de termes (des de meeting a briefing), però no us espanteu: sempre es tracta de reunions.És aquesta la tendència que té èxit, un fenomen que gairebé està de moda i que potser ve alimentat pel desig de ser-hi present que afavoreixen els programes de les nostres democràtiques i complaents cadenes de televisió, on una presència i una intervenció no es neguen mai a ningú. I encara més, en un món en el qual sembla que els vuit grans de la terra escullin per nosaltres, sembla com si una molla interior empenyés moltes persones a fixar reunions tant si com no per tal de poder decidir la pròpia sort i, sobretot (i aquí resideix l´embriaguesa del poder) la dels altres. Però, no us enganyeu. Ningú no us dirà que n’està content. Es queixen de massa reunions, diuen que abans era una altra cosa; però si del seu horitzó existencial els traguessiu totes aquestes reunions, veuríeu que ben aviat es panseixen com les flors, pateixen un síndrome d’abstinència i cauen en un estat de decaïment psicològic.No passa només a les grans empreses, també a les petites i a les associacions i entitats; fins i tot a les diòcesis, parròquies i grups eclesials, que no es queden enrere. Les reunions a tots els nivells es van multiplicant quasi com si volguessin posar en relleu el dinamisme de la pròpia entitat. Donar un consell (del tema que sigui) és un signe inequívoc d’una presència viva i d’una sòlida raó de ser. Potser és també per aquest motiu que de vegades (o sovint?) com menys incisiva és l’entitat en el mercat, en el territori o amb la gent, més reunions s’hi fan.Les pobres persones que són convocades a reunions, són dolorosament conscients que l’avorrit ritual de la trobada constitueix un dels mals necessaris de la vida d’avui. Quantes vegades se sent dir: «Si no hagués de participar en les reunions, la meva feina (o el meu compromís associatiu) m’agradaria molt més!».En efecte, les reunions constitueixen una paradoxa desconcertant: són fonamentals per a l’activitat de qualsevol organització (incloent-hi la família) i tanmateix són considerades com una pèrdua de temps. Són l’àmbit on es prenen decisions crucials però els convocats miren d’evitar-les; i, durant la reunió, no paren de mirar el rellotge i desitgen que s’acabi el més aviat possible.«Prou reunions!» -s’alça la veu del frustrat poble dels convocats.Però els experts en gestió empresarial adverteixen que no es tracta d’odiar les reunions, ni de cercar solucions tecnològiques que alliberin, d’alguna manera, del deure d’haver-se de seure l’un davant de l’altre.Sembla, per ara, que no hi ha res que pugui substituir una reunió. El que sí que és del tot cert, segons els estudiosos, és que la bona marxa d’una trobada depèn molt d’uns quants factors.En primer lloc, de l’ordre del dia. Els gurus suggereixen que s’evitin excessius punts a tractar, que no s’hi inclogui qualsevol tipus de tema (seria com si féssim una sopa amb massa ingredients) i que la trobada no duri excessivament.I, de fet, la majoria dels qui presideixen una reunió fan tot el que poden per acabar a l’hora i evitar tensions.«Nobles objectius –sosté irònicament Tom Peters, un dels més importants assessors d’empreses, en el llibre Leadership (Sperling & Kupfer)-, però l’incompliment, precisament, dels objectius és sovint la causa de les males reunions».I les males reunions són considerades com la pesta; porten quasi inevitablement a males decisions, generen no tan sols una insatisfacció momentània sinó també frustració i ràbia en contra de l’organització; i tenen influències negatives en la vida privada i en la manera de veure la vida.I aleshores? Les diferents escoles d’assessorament d’empreses no es posen d’acord sobre les condicions necessàries per al bon resultat de les reunions però ofereixen indicacions que cal anar comprovant.L’opinió d’alguns és que les reunions són com les pel·lícules (i no tan sols per la durada, sovint similar): el secret està en els primers deu minuts. Si, al començament, es capta els participants amb l’interès i l’atenció, desprès estaran disposats a suportar les fases avorrides.Segons altres corrents de pensament, l’èxit està en un constant intent d’excavació per obtenir de les persones les seves opinions reals. D’aquesta manera, s’eviten tres desagradables efectes: l’avorriment immediat, que s’arribi a decisions mediocres i la mala passada de sentir a dir desprès de cert temps: «La veritat és que no he estat mai d’acord amb aquella decisió que vàrem acordar».Per a Patrick Nencioni, assessor empresarial nord-americà, el problema no és que fem massa reunions, el problema és que en fem massa poques! En el seu recent llibre Mort de reunions sosté que cal fer-les amb freqüència diària, setmanal, mensual i trimestral basant-se en els diferents objectius de gestió.A més de la freqüència, ell té molt clar que les males reunions neixen de l’actitud i del posicionament mental de les persones que les porten i de les que hi prenen part. Un president que, al final de la trobada, surt amb un «Apa, ara a fer feina de debó» perjudica fatalment la marxa de les succesives reunions.Que demà us espera l’enèsima reunió? Ànim, així és la vida.Cal, però, anar-hi sense l’esperit del condemnat a mort sinó més aviat amb la consciència d’oferir una aportació constructiva i agradable. «Digues les teves paraules molt clarament i ofereix-les amb simplicitat, gràcia i simpatia –recomana Carlo Macello, expert en comunicació-. La gent està tipa de paraules llançades per excomunicar més que per comunicar i sobretot, somriu».També en el món eclesial, les trobades, assemblees, consells presenten límits anàlegs. Massa vegades s’improvisa amb ordres del dia improbables i directrius incertes. Sovint, la capacitat de comunicar no salva les bones intencions. Sovint, resta sense aplicar un dels més antics consells de la retòrica, que recomana a qui parla tres senzilles regles: tenir alguna cosa a dir, dir-la i deixar-la de dir. Un do, aquest últim, que certament no posseeix tothom.Segons d’altres, si el temps de les reunions es dediqués a la pregària, el món i l’Església anirien molt millor. Resulta fàcil dir-ho però el cas és que les reunions semblen del tot necessàries.Però si se n’han de fer, Roberto Beretta, periodista i participant habitual de reunions de catòlics, aconsella en el seu llibre Da che pulpito... almenys no parlar malament dels absents, no queixar-se contínuament, no tractar de convèncer i parlar únicament d’allò que es coneix.
Publicat a
Octubre - Novembre 2007
Deixa un comentari
Especifica tota la informació requerida (*) on s'indiqui. El codi HTML no és permès.